Datenschutzerklärung

A. Allgemeine Informationen

Stand: Juli 2026

Die ASG Cert GmbH („ASG Cert“, „wir“, „unser“ oder „uns“) setzt sich für den Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten aller Personen ein, mit denen wir in Kontakt stehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und allen weiteren anwendbaren Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, nutzen, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns in Kontakt treten, sich nach unseren Leistungen erkundigen oder uns mit Zertifizierungs-, Audit- oder damit verbundenen Konformitätsbewertungsleistungen beauftragen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

ASG Cert GmbH
Pedro F. Pitzinger
Innere Wiener Straße 30
D-81667 München
Deutschland

E-Mail: mail@asg-cert.com

Weitere Informationen zur ASG Cert finden Sie im Impressum dieser Website.

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte nach den geltenden Datenschutzvorschriften ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an:

ASG Cert GmbH
Pedro F. Pitzinger
Innere Wiener Straße 30
D-81667 München
Deutschland

E-Mail: mail@asg-cert.com

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die erhoben werden

• beim Besuch unserer Website,
• wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über unser Kontaktformular kontaktieren,
• bei der Vorbereitung, Durchführung und Verwaltung von Zertifizierungs-, Audit- und damit verbundenen Leistungen,
• im Rahmen von Vertragsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern,
• soweit dies gesetzlich oder aufgrund regulatorischer Pflichten erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites Dritter, auf die unsere Website gegebenenfalls verlinkt.

4. Begriffsbestimmungen

Die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „Empfänger“, „Einwilligung“ und „betroffene Person“ haben die Bedeutung, die ihnen in Artikel 4 DSGVO zugewiesen ist.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Art unserer Beziehung zu Ihnen können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

Kontaktdaten

• Name
• Titel
• Position und Funktion im Unternehmen
• Arbeitgeber
• Geschäftsadresse
• Unternehmensstandort und Land
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Kunden- und Vertragsdaten

Wenn Sie unsere Zertifizierungsleistungen in Anspruch nehmen, können wir folgende Daten verarbeiten:

• Kundenstammdaten
• Vertragsinformationen
• Projektinformationen
• Zertifizierungsunterlagen
• Auditdokumentation
• Kommunikationsverläufe
• Abrechnungsinformationen
• Angaben zu Kundenvertretern und benannten Ansprechpersonen
• Aufzeichnungen zur Auditteilnahme und zu Interviews
• Aufzeichnungen zu Korrekturmaßnahmen und Nichtkonformitäten
• betriebliche und zertifizierungsbezogene Standortinformationen

Werden in Auditberichten einzelne Ansprechpersonen der Kundenorganisation genannt (zum Beispiel Managementbeauftragte, Qualitätsmanager oder Interviewteilnehmende), verarbeiten wir diese Angaben ausschließlich in dem Umfang, der für die Planung, Durchführung und Dokumentation der Zertifizierungstätigkeiten erforderlich ist.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO verarbeitet die ASG Cert nicht absichtlich, es sei denn, dies ist ausnahmsweise gesetzlich vorgeschrieben oder bei der Erbringung unserer Leistungen unvermeidbar.

Daten von Auditoren und Geschäftspartnern

• berufliche Qualifikationen
• Kompetenz- und Schulungsnachweise
• Lebensläufe und Berufserfahrung
• Sprachkenntnisse
• Vertragsinformationen
• geschäftliche Kontaktdaten
• Zahlungs- und Bankdaten

Website-Daten

Wenn Sie unsere Website besuchen, können wir automatisch technische Informationen erfassen, darunter:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• verweisende Website
• aufgerufene Seiten
• Server-Log-Informationen
• Geräteinformationen

6. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke.

Dazu gehören insbesondere:

• die Beantwortung von Anfragen
• die Kommunikation mit potenziellen Kunden
• die Erstellung von Angeboten
• der Abschluss und die Verwaltung von Verträgen
• die Planung und Durchführung von Zertifizierungs- und Audittätigkeiten
• die Ausstellung von Zertifikaten
• die Pflege von Kundenbeziehungen
• die Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• die Erfüllung buchhalterischer und steuerlicher Pflichten
• die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• die Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Website
• die Verhinderung von Missbrauch und die Gewährleistung der IT-Sicherheit

Personenbezogene Daten werden nicht für Zwecke verarbeitet, die mit diesen Zwecken unvereinbar sind, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht vorgeschrieben oder zulässig.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit nach geltendem Recht erforderlich, verarbeitet die ASG Cert personenbezogene Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der ASG Cert oder eines Dritten erforderlich ist, insbesondere für:

• den Betrieb unserer Website
• die Kommunikation mit Kunden
• die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit
• die interne Verwaltung
• die Qualitätssicherung
• die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beruht die Verarbeitung auf berechtigten Interessen, wägt die ASG Cert diese Interessen sorgfältig gegen die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person ab.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig sind, speichert die ASG Cert personenbezogene Daten in der Regel:

• für die Dauer des Vertragsverhältnisses,
• für den zur Einhaltung gesetzlicher Verjährungsfristen erforderlichen Zeitraum,
• zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, in der Regel zwischen sechs (6) und zehn (10) Jahren nach Abschluss des jeweiligen Geschäftsvorgangs oder Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt, werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

9. Empfänger personenbezogener Daten

Die ASG Cert behandelt alle personenbezogenen Daten vertraulich. Personenbezogene Daten werden nur offengelegt, wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder die betroffene Person eingewilligt hat.

Je nach Art der Verarbeitung können personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:

• Auditoren und technische Sachverständige, die im Auftrag der ASG Cert tätig sind
• Akkreditierungsstellen
• Systemeigner von Zertifizierungssystemen
• Zertifizierungspartner, soweit dies für das jeweilige Zertifizierungssystem erforderlich ist
• externe IT-Dienstleister für Hosting, Cloud-Dienste, Dokumentenmanagement, Kollaborationsplattformen, Buchhaltungssoftware, Wartung, technischen Support und Systemadministration
• externe Steuerberater, Buchhalter und Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwälte und sonstige fachliche Berater
• Banken und Zahlungsdienstleister
• Zertifizierungspartner oder Akkreditierungsstellen, soweit eine Offenlegung im Zusammenhang mit Zertifizierungstätigkeiten erforderlich ist
• Behörden, Aufsichtsbehörden, Gerichte und sonstige staatliche Stellen, soweit die Offenlegung nach geltendem Recht oder aufgrund behördlicher Anordnung erforderlich ist
• sonstige Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO im Auftrag der ASG Cert tätig sind.

Alle Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung der ASG Cert und im Einklang mit der DSGVO zu verarbeiten.

Die ASG Cert verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte.

10. Internationale Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union („EU“) oder des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet.

Die ASG Cert nutzt zudem cloudbasierte Kollaborations- und Dokumentationswerkzeuge zur Unterstützung ihrer internen Geschäftsprozesse und der Erbringung von Zertifizierungsleistungen. Dazu gehört insbesondere cloudbasierte Kollaborations-, Dokumentations- und Unternehmenssoftware (einschließlich Notion als Dokumentations- und Kollaborationsplattform). Je nach technischem Betrieb dieser Dienste können personenbezogene Daten auch in Ländern außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet oder von dort abgerufen werden.

Internationale Zertifizierungsprojekte können den Austausch personenbezogener Daten mit Kunden, Auditoren, technischen Sachverständigen, Akkreditierungsstellen oder anderen befugten Organisationen außerhalb des EWR erfordern. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn sie für die Erbringung von Zertifizierungsleistungen, die Erfüllung rechtlicher oder akkreditierungsbezogener Anforderungen oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Werden personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der EU oder des EWR übermittelt, stellt die ASG Cert ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Artikel 44 ff. DSGVO sicher.

Liegt kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, erfolgen Übermittlungen nur, wenn geeignete Garantien bestehen, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder ein anderer nach der DSGVO anerkannter Übermittlungsmechanismus. Der Großteil der personenbezogenen Daten wird innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet; einzelne Cloud-Dienstleister können Daten jedoch unter diesen Garantien in Drittländern verarbeiten.

11. Datensicherheit

Die ASG Cert hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („TOM“) getroffen, um personenbezogene Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung und unbefugtem Zugriff zu schützen.

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an die technische Entwicklung sowie an das mit den Verarbeitungstätigkeiten verbundene Risiko angepasst.

Dazu gehören, soweit angemessen:

• verschlüsselte Datenübertragung mittels SSL/TLS
• rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Authentifizierungsverfahren
• regelmäßige Software-Updates
• Verfahren zur Datensicherung und -wiederherstellung
• Schutz vor Schadsoftware und Cyberangriffen
• Vertraulichkeitsverpflichtungen der Mitarbeitenden
• Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit externen Dienstleistern.

Trotz dieser Maßnahmen kann für keine Methode der elektronischen Übertragung oder Speicherung eine vollständige Sicherheit garantiert werden.

12. Speicherort

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, werden personenbezogene Daten auf Servern unseres Hosting-Anbieters gespeichert.

Hosting-Anbieter unserer Website ist die Serverprofis GmbH mit Sitz in Feldkirchen bei München. Die personenbezogenen Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der ASG Cert verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Die ASG Cert nutzt personenbezogene Daten nicht für automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO.

14. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.

Bestimmte personenbezogene Daten sind jedoch erforderlich, um

• Anfragen zu beantworten,
• Verträge abzuschließen und zu erfüllen,
• Zertifizierungs- und Auditleistungen zu erbringen,
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Werden die erforderlichen Angaben nicht bereitgestellt, kann die ASG Cert die angefragten Leistungen unter Umständen nicht erbringen oder kein Vertragsverhältnis eingehen.

15. Rechte der betroffenen Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben betroffene Personen nach der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Artikel 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Artikel 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde.

Anfragen zu diesen Rechten können Sie jederzeit an die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten richten.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Dieses Recht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die ASG Cert behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen, um geänderten gesetzlichen Anforderungen, behördlichen Vorgaben, technischen Entwicklungen oder unseren Verarbeitungstätigkeiten Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Fassung ist mit dem Datum ihrer letzten Überarbeitung stets auf dieser Website abrufbar.